Munkaruha- és eszköznyilvántartás egyszerűbben

Munkaruha- és eszköznyilvántartás egyszerűbben – saját fejlesztésű webalkalmazás

Egy vállalkozás működése során hamar szükségessé válhat a dolgozók, a munkaruhák, a védőruházat, a különböző eszközök és felszerelések nyilvántartása. Kisebb létszámnál erre sokszor elegendő egy Excel-táblázat, azonban ahogy nő az alkalmazottak és a nyilvántartott eszközök száma, az adatok kezelése egyre körülményesebbé válhat.

A Webkey-nél ezért egy olyan saját fejlesztésű webalkalmazás készítésébe kezdtünk, amely egy helyen kezeli a dolgozók, a munkaruhák és egyéb kiadott eszközök nyilvántartását.

A fejlesztés jelenleg a végső szakaszához közeledik, a legfontosabb funkciók már működnek, és a használat közben felmerülő további finomításokon dolgozunk.

Miért lehet szükség külön nyilvántartó rendszerre?

Egy egyszerű táblázat eleinte jól működhet. Néhány dolgozó és néhány eszköz esetében nem feltétlenül indokolt külön alkalmazást használni.

Más a helyzet azonban akkor, amikor egyszerre kell nyilvántartani például:

több dolgozó adatait,
munkaköröket,
szabadságokat,
munkaruhák méreteit,
kiadott ruházatot,
eszközöket és felszereléseket,
készletmennyiségeket,
kiadás dátumát és mennyiségét,
valamint azt is, hogy egy adott dolgozó mikor és mit kapott.

Ilyenkor az adatok könnyen több táblázatra szétválhatnak, a korábbi bejegyzések keresése időigényessé válhat, és egyre nehezebb lehet átlátni a teljes nyilvántartást.

A célunk ezért egy olyan rendszer kialakítása volt, amelyben ezek az információk strukturáltan, egymáshoz kapcsolódva kezelhetők.

Mit lehet nyilvántartani az alkalmazásban?

Az alkalmazás fejlesztése során elsődleges szempont volt, hogy ne egyetlen speciális területre készüljön, hanem többféle munkaruha-, eszköz- és felszerelés-nyilvántartási feladat is kezelhető legyen benne.

Dolgozók nyilvántartása

A rendszerben a dolgozók alapvető adatai rögzíthetők.

Ilyenek például:

név,
munkakör,
telefonszám,
e-mail-cím,
alapszabadság.

A dolgozók adatai később a hozzájuk kapcsolódó nyilvántartásokkal együtt kezelhetők.

Ez különösen akkor hasznos, amikor egy adott munkavállalóhoz szeretnénk visszakeresni a korábban kiadott munkaruhákat vagy felszereléseket.

Szabadság nyilvántartása

Az alkalmazásban a dolgozók szabadságadatai is kezelhetők.

A rendszer célja, hogy követhető legyen az adott munkavállaló rendelkezésére álló szabadság, a már kivett napok és a még felhasználható szabadság.

Ez egy különösen hasznos része lehet az alkalmazásnak olyan vállalkozásoknál, ahol jelenleg külön Excel-táblázatban vezetik a szabadságokat.

A fejlesztés során természetesen itt is folyamatosan finomítjuk a működést és a kezelhetőséget.

Munkaruhák, eszközök és felszerelések nyilvántartása

A rendszer egyik fő területe a különböző munkaruhák, védőruházatok, eszközök és felszerelések kezelése.

Az egyes tételeknél a mennyiség mellett szükség esetén a méret szerinti nyilvántartás is megoldható.

Ez például egy munkaruházati készletnél fontos lehet, hiszen nem elegendő azt tudni, hogy összesen hány darab található raktáron.

Nem mindegy, hogy ebből hány darab:

S,
M,
L,
XL,
vagy más méret.

A méret szerinti adatok ezért különösen hasznosak lehetnek a munkaruha kiadásának megtervezésében.

Kiadott munkaruhák és eszközök nyilvántartása

A készlet kezelése mellett fontos kérdés az is, hogy ki milyen eszközt vagy ruházatot kapott.

Az alkalmazás ezért külön kezeli a dolgozók részére kiadott tételeket.

Nyilvántartható többek között:

a dolgozó,
a kiadott eszköz vagy ruházat,
a méret,
a kiadott mennyiség,
a kiadás dátuma.

Így nemcsak az aktuális készletre vonatkozó információ áll rendelkezésre, hanem az is visszakereshető, hogy egy adott dolgozó milyen felszerelést vett át.

Ez különösen hasznos lehet akkor, amikor egy korábbi kiadást szeretnénk ellenőrizni.

Áttekinthető táblázatok és exportálási lehetőség

A rendszer egyik fontos része a táblázatos megjelenítés.

A különböző listákban az adatok könnyebben áttekinthetők, rendezhetők és kereshetők, így nem szükséges minden információt külön adatlapokon megnyitni.

Az alkalmazásban használt grid rendszer további előnye, hogy a listák adatai többféle formátumban is exportálhatók.

Az exportálás jelenleg többek között:

CSV,
XLS

formátumban használható.

Ez lehetővé teszi, hogy a nyilvántartásból szükség esetén további feldolgozásra vagy archiválásra is kinyerhetők legyenek az adatok.

Exportálható például a dolgozók listája vagy a kiadott eszközök és felszerelések nyilvántartása is.

Excel helyett strukturált nyilvántartás?

Nem célunk azt állítani, hogy minden vállalkozásnak azonnal szüksége van egy külön nyilvántartó alkalmazásra.

Az Excel sok esetben továbbra is praktikus és jól használható eszköz.

A probléma inkább akkor jelentkezik, amikor a nyilvántartás több különálló táblázatból áll, sok dolgozót és sokféle eszközt kell kezelni, illetve rendszeresen szükség van az adatok visszakeresésére.

Egy webalapú alkalmazás ilyenkor másfajta lehetőségeket kínál.

Az adatok strukturáltan kerülnek a rendszerbe, a kapcsolódó információk együtt kezelhetők, és nem szükséges minden alkalommal egy nagy Excel-fájlban megkeresni a megfelelő sort vagy munkalapot.

Saját fejlesztésből született az alkalmazás

A nyilvántartó alkalmazás nem egy kész, külső rendszer átalakításával készült.

A fejlesztést saját igények és valós használati tapasztalatok alapján kezdtük el.

Ez azért is fontos számunkra, mert a fejlesztés során folyamatosan kiderül, hogy egy-egy funkció a gyakorlatban hogyan használható a legegyszerűbben.

A fejlesztés így nem kizárólag egy előre meghatározott funkciólista megvalósítását jelenti.

A használat közben szerzett tapasztalatok alapján folyamatosan finomítjuk a kezelőfelületet és a működést.

A fejlesztés jelenlegi állapota

Az alkalmazás legfontosabb funkciói már elkészültek.

Jelenleg többek között működik:

dolgozók rögzítése és módosítása,
dolgozók törlése,
munkakörök kezelése,
szabadságadatok nyilvántartása,
munkaruhák és eszközök rögzítése,
készletadatok kezelése,
méret szerinti nyilvántartás,
kiadott eszközök rögzítése,
kiadási dátum és mennyiség kezelése,
táblázatos listák,
dolgozói listák,
kiadási listák,
CSV és XLS export.

A fejlesztés azonban még nem tekinthető teljesen lezártnak.

A következő finomítások között szerepel például a készlet automatikus kezelése a kiadás során, valamint a szabadságkezelés és egyes űrlapok további pontosítása.

Ez egy saját fejlesztésű alkalmazás esetében természetes folyamat: a tényleges használat során olyan apró részletek is előkerülnek, amelyeket előre nem mindig lehet pontosan meghatározni.

Kinek lehet hasznos?

Az ilyen típusú nyilvántartás elsősorban olyan vállalkozások számára lehet érdekes, ahol a dolgozók részére rendszeresen adnak ki munkaruhát, védőruházatot, munkaeszközöket vagy egyéb felszereléseket.

Például:

gyártó- és ipari vállalkozások,
építőipari cégek,
karbantartással foglalkozó vállalkozások,
logisztikai és szállítmányozási cégek,
mezőgazdasági vállalkozások,
szolgáltató cégek,
valamint olyan munkahelyek, ahol a dolgozók részére rendszeresen biztosítanak munkaruhát vagy felszerelést.

A rendszer felépítéséből adódóan nem kizárólag munkaruhákhoz használható. A nyilvántartás logikája más, dolgozókhoz kapcsolódó eszközök és felszerelések kezelésére is alkalmazható.

Egy fejlesztés, amely a gyakorlatból indult

A Webkey-nél fontosnak tartjuk, hogy a fejlesztések ne kizárólag technológiai oldalról legyenek érdekesek.

Egy alkalmazás akkor igazán hasznos, ha egy valós problémára ad egyszerűbb és átláthatóbb megoldást.

A munkaruha-, eszköz- és szabadságnyilvántartó alkalmazás fejlesztése is ebből a gondolatból indult.

A cél egy olyan rendszer létrehozása, amely egy helyen képes kezelni a dolgozók adatait, a szabadságokat, a rendelkezésre álló készletet és a dolgozóknak kiadott eszközöket.

A fejlesztés jelenleg is folyamatban van, és a használat során szerzett tapasztalatok alapján tovább alakítjuk.

Ha egy vállalkozásnál jelenleg több Excel-táblázatban történik a munkaruhák, eszközök vagy a dolgozókhoz kapcsolódó felszerelések nyilvántartása, érdemes lehet elgondolkodni azon, hogy egy erre kialakított webalkalmazás egyszerűbbé és átláthatóbbá teheti-e a napi munkát.

Webfejlesztés és egyedi üzleti alkalmazások

A Webkey fejlesztései között a hagyományos weboldalak mellett egyre nagyobb szerepet kapnak az egyedi igényekre készülő webalkalmazások.

A PHP, JavaScript és React alapú fejlesztések lehetőséget biztosítanak arra, hogy ne kizárólag bemutatkozó weboldalakat, hanem konkrét üzleti folyamatokat támogató rendszereket is készítsünk.

A munkaruha- és eszköznyilvántartó alkalmazás ennek egy újabb példája.

A fejlesztés következő szakaszában a működés további finomítása, a készletkezelés pontosítása és a felhasználói élmény javítása kerül előtérbe.